Руководители компании, как правило, доверяют сотрудникам и зачастую даже не вмешивается в их работу. Но такой подход ошибочен и может привести ко многим проблемам в работе организации. Первое, с чего стоит начать — проверка бухгалтера, который работает с бумажной отчетностью и имеет доступ к финансовым потокам.
Как проверит бухгалтера: инструкция в помощь
Существует мнение, что проверка деятельности бухгалтера — задача только для профессионалов. На практике такую работу несложно выполнить даже при наличии определенных базовых знаний. Главное — следовать определенному алгоритму:
- Дайте команду главбуху или сделайте распечатку ведомости за последний отчетный период (от одного до двенадцати месяцев). Отдельное внимание должно быть уделено контрольным соотношениям (их выполнение обязательно).
- Оцените корректность оформления бумаг. Перед тем как проверить бухгалтера более подробно, стоит убедиться в корректности оформления документации. Так, в счетах-фактурах должна быть отражена полная информация о товарах, покупателе, отправителе и получателе груза. Кроме того, важно, чтобы в документе была подпись уполномоченного лица:
- Руководителя компании.
- Главбуха.
- Сотрудника, имеющего подобные полномочия.
На практике сотрудники ФНС в первую очередь проверяют счета-фактуры и выявляют допущенные ошибки.
Читайте также — Интернет-бухгалтерия «Мое дело» — реальная помощь в развитии бизнеса
- Убедитесь в наличии всех бумаг, касающихся сотрудников компании, а именно трудовых соглашений и приказов по приему или увольнению. Кроме того, должен быть составлен и вестись по всем правилам график отпусков и прочие документы. При выявлении «пробелов» в этом вопросе проверяющие органы вправе наложить штраф в размере 40-50 тысяч рублей.
- Проверьте полноту комплектности бумаг, касающихся партнеров по бизнесу. Предусмотрительность в этом вопросе позволяет избежать сотрудничества с компаниями-однодневками. В частности, под рукой должна быть выписка из ЕГРЮЛ, письма из органов-регистраторов, учредительные и прочие документы.
- Убедитесь в отсутствии нарушений при ведении кассы. Проверка бухгалтера в этой части заключается в проведении следующих работ:
- Ведение отчетов и кассовой книги кассира.
- Соблюдение лимита на проведение операций наличными. Стоит помнить, что для ИП эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей. Нарушение правила может привести к штрафу.
- Изучите акт сверок, которые поступают от партнеров по бизнесу. Часто бывают ситуации, когда бухгалтер принимает два счета-фактуры и просчитывает НДС по каждому из них. В итоге высок риск крупной недоплаты налогов, что приводит к серьезным штрафным санкциям.
- Периодически приглашайте сторонние организации для контроля отчетности, ведь проверка бухгалтера должна производиться не только из-за отсутствия доверия, но и для устранения человеческого фактора.
Проверка бухгалтера: что еще учесть?
Рассмотренные выше рекомендации помогают выявить оплошности сотрудника и избежать штрафов в будущем. Но при работе с бухгалтером и проверке его деятельности стоит уделить внимание еще ряду моментов:
Важно внимательно относится к специалистам, которые только периодически проверяют налоговую отчетность. С такими работниками должен быть оформлен трудовой договор. Желательно, чтобы под рукой было как можно больше контактов человека. Это не поможет в решении вопроса, как проверить бухгалтера, но позволит быстро найти его при выявлении обмана или ошибок.
- Изучайте выписку с банка. При наличии такой возможности просите специалиста ежедневно расшифровывать информацию из документа (хотя бы кратко). Главное внимание должно уделяться суммам, которые уходят на заработную плату сотрудников, командировки и хознужды. Можно завести таблицу, в которой будут учтены расходы и доходы.
- Периодически производите точечную проверку остатков материалов в складских помещениях. Если бизнес небольшой, можно выполнить проверку бухгалтера по актам и накладным. Для большей точности стоит уделять внимание дефицитным товарам.
- Специальные устройства для контроля деятельности бухгалтера. Как вариант, можно помечать наиболее важные договора, чтобы избежать подделки. Такая предусмотрительность способна выручить в будущем.
Проверка бухгалтера — обязательная процедура для руководителей, которые внимательно относятся к бизнес-деятельности и стараются жить по правилу «доверяй, но проверяй». Как показывает практика, подобный подход является оправданным и позволяет избежать многих проблем с ФНС и прочими проверяющими структурами.
