Виртуальная онлайн-касса — это аппарат для проведения расчетов, который работает через сеть Интернет. После совершения покупки формируется чек в электронной форме, который отправляется покупателю и в налоговый орган. По желанию клиента документ может отправляться двумя путями — на электронный ящик или через SMS. При взаимодействии применяется промежуточное звено в виде ОФД (специальный оператор). Его задача состоит в оформлении чеков и их хранении.
Позиция законодательства
После изменений в ФЗ №54 представители интернет-бизнеса должны устанавливать виртуальную онлайн-кассу. Она применяется для уведомления ФНС и отправки электронных квитанций. При работе через интернет-магазин применяется два типа оплаты:
- перевод средств напрямую на счет реализатора;
- перечисление денег на счет платежного агента, который далее переводит деньги продавцу.
В обоих случаях (при прямом контакте и с привлечением посредника) нужна виртуальная онлайн-касса. Это правило действует с июля 2018 года.
Как работает виртуальная онлайн-касса
После внесения изменений квитанция об оплате должна формироваться и в электронной форме.
Стандартный процесс продажи имеет такой вид:
- Человек платит деньги за товар или услугу.
- Кассир принимает деньги и выбивает чек через онлайн-кассу.
- ККТ фиксирует сведения о сделке на фискальном накопителе.
- Данные отправляются оператору ОФД.
- Сведения передаются в ФНС.
- Покупатель получает бумажный чек, а его копия направляется одним из доступных путей.
При использовании виртуальной онлайн-кассы алгоритм действий не сильно отличается. Разница в том, что все операции проходят через Интернет, а чек формируется только в электронной форме. Квитанция отправляется покупателю на e-mail или через SMS-сообщение. Во избежание ошибок нужно указать данные на сайте интернет-магазина. При отсутствии информации (телефона, почтового ящика), покупатель не получает отчетные документы.
Подключение виртуальной ККТ, как правило, подразумевает аренду удаленной онлайн-кассы. Для интернет-магазина используется платежный модуль, подключаемый к основной аппаратуре.
Регистрация виртуальной онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать виртуальную ККТ можно воспользоваться такими путями:
- Купить (взять в аренду) аппарат, собрать необходимую документацию и отравиться в ФНС для регистрации. После обработки заявления и документов сотрудники налоговой выдают разрешающие бумаги. Такой путь походит для консервативных пользователей, которые не хотят разбираться с тонкостями применения ПК. Минус в том, что придется потратить время и простоять в очередях.
- Оформить виртуальную онлайн-кассу через Интернет. Для этого нужно пройти регистрацию на сайте ФНС, оформить электронную подпись на Госуслугах и войти в ЛК. Далее останется пройти регистрацию (потребуется номер ККТ и фискального накопителя), подписать бумаги ЭЦП и подтвердить регистрацию. Минус в том, что потребуется ЭЦП, которая обойдется в 1,5 т. р. Но потратив время один раз, в будущем можно избежать походов в многочисленные инстанции.
Как выбрать виртуальную ККТ для интернет-магазина: Атол и другие модели
При выборе онлайн-кассы для интернет-магазина нужно учесть способ получения средств.
Платежи поступают только в режиме онлайн
Сведения передаются в ФНС электронной квитанцией, поэтому в печати бумажного чека нет необходимости. Документ направляется покупателю напрямую по e-mail. В таком случае подойдут следующие виртуальные онлайн-кассы:
- Яндекс.Касса — активно используется в интернет-магазинах, применяется в крупных и небольших предприятиях с оборотом до 100 т. р. в год. Для подключения требуется удостоверение личности руководителя, оформление договора и интеграция. На весь процесс уходит до трех дней.
- Cloud Кассир — облачный сервис, подразумевающий получение оборудования в аренду. Клиент получает фискальный накопитель, подключается к ОФД. Далее формируются чеки и направляются на e-mail.
- Виртуальная онлайн-касса Атол 42ФС — хорошее решение для интернет-магазина. ККТ легко интегрируется с разными сервисами для оплаты и системами CMS. Предлагается помощь 24 часа в сутки.
Совмещение платежей — онлайн и офлайн
Если компания или ИП имеет интернет-магазин и параллельно ведет офлайн-торговлю, можно использовать такие аппараты:
- МодульКасса — компактное устройство, которое применяется курьерами или используется в пунктах самовывоза. ККТ легко работает с разными системами, выполняет свои функции при оплате онлайн и в офлайн-режиме.
- ЕКАМ.Касса — аппарат с модулями для работы с API и разных CMS. Подходит для обслуживания интернет-магазина или для печати обычных чеков.
- I—Retail — устройство, способное работать параллельно в Интернете или офисе. Онлайн-касса взаимодействует также с фискальным печатным устройством в торговой точке.
Штрафы
Если предприниматель не использует виртуальную онлайн-кассу, он платит штраф:
- При отсутствии ККТ — для ИП (25% от недосчитанной суммы, от 10 т. р.), для ООО — от 75%, от 30 т. р.).
- В случае повторного нарушения и ущербе более 1 000 000 р. лицо при должности ждет дисквалификация на срок от 1 до 2 лет. ИП и ООО ожидает заморозка деятельности на срок до трех месяцев.
- Если виртуальная онлайн-касса не соответствует требованиям, штраф ООО равен 5-10 т. р., а ИП — 1,5-3,0 т. р.
- При отказе выдать чек в электронном виде штраф равен 2 или 10 т. р. для ИП и юрлиц соответственно.
Если данные о проведенной сделке не отправлены в налоговую ИП ожидает наказание размером 1,5-3 т. р., а компанию — 5-10 т. р.