В процессе постоянного сотрудничества компании накапливают значительный объем взаимных обязательств и сделок, которые могут быть проведены с использованием различных форм взаиморасчетов, включая отсрочку платежа или предоплату. Несмотря на использование электронных систем бухгалтерского учета, не исключено под влиянием человеческого фактора наличие неточностей в оприходовании средств, подписании и проводке актов приемки-передачи, материальных ценностей, списывании кредиторской задолженности.

В случае утери документов, неточностей оформления возможно возникновение несогласованных данных в хозяйственном учете двух контрагентов. В этом случае проводится акт сверки взаиморасчетов, который представляет собой специальный вид документа в регламентированной форме, в котором отражаются расчеты и сделки между двумя организациями. Чаще всего такой документ является естественной формой сверки для взаимного контроля задолженностей, рабочего персонала, который имеет доступ к бланкам строгой отчетности.

Подобную форму сверки применяют в следующих случаях:

1. при отсрочке платежа и отгрузке товаров или при предоставлении услуг без предварительной оплаты

2. при предоставлении стандартного пакета услуг на регулярной основе

3. при наличии широкого ассортимента товаров, которые могут отгружаться покупателю по его требованию неоднократно

4. при изменении стоимости услуг

5. при большом количестве договоров с целью сверки взаиморасчетов по ним

Несмотря на общие требования по содержанию данного документа, он не имеет строгой формы, определенной нормативами. Формат документа может быть относительно свободным или определенным в рамках принятой Учетной политики предприятия. Существуют устоявшиеся требования:

1. документ составляется в 2х экземплярах

2. подписывается главным бухгалтером и директором, подтверждается мокрой печатью

3. должен быть указан срок, в течение которого проводится сверка

4. при фактах отгрузки товаров указывается номер и дата доверенности и товарно-транспортной накладной, при оказании услуг